Kỹ năng lập kế hoạch dự án mini

Chiếu theo định nghĩa “Dự án là một tập hợp những hoạt động được sắp đặt theo lịch trình, có thời hạn, trong phạm vi ngân sách và không phải là hoạt động thường xuyên” (Lewis, 2001 ) thì một kế hoạch dự án cá nhân cũng được coi là một dự án – dự án mini.

Đặc trưng của dự án mini là nó do một người hoàn toàn chịu trách nhiệm từ bước phát kiến ý tưởng tới bước đánh giá tổng kết, tuy người này vẫn phối hợp với các đối tượng khác liên quan trong thời gian thực hiện dự án.

Thực tế cho thấy, các dự án mini thường có tính khả thi cao hơn so với nhũng dự án quy mô lớn, lý do rất đơn giản vì tính tự chủ của cá nhân cao hơn nhiều so với các dự án quy mó lớn. Tuy nhiên, dự án mini có điểm yếu là động cơ của sự tự giám sát và sức ép từ bên ngoài thường yếu hơn. Vì vậy, để một dự án mini được triển khai theo đúng tiến độ và yêu cầu thì nó cần dược thiết lập một cách khoa học với sự trợ giúp của công cụ lập kế hoạch phù hợp. Phần dưới đây đề cập một công cụ lập kế hoạch dự án mini theo quy trình 5 bước.

1) Tìm kiếm ý tưởng về dự án

Cá nhân bắt dầu bằng việc nêu ra các ý tưởng ban đầu. Câu hỏi giúp kích thích ý tưởng tốt là: “Điều gì là quan trọng dối với bản thân bạn hay đối với đơn vị, Công ty của bạn và “Trong những điều quan trọng đó thì điều gì hiện tại còn chưa dược tết như mong muốn Trả lời dược hai câu hỏi này sẽ giúp bạn có được ý tưởng thiết thực và có tính khả thi nhất vì hơn ai hết, bạn hiểu biết rõ nhất về mình cũng như cóng việc mình đang làm. Bạn có thể đo lường độ quan trọng của một dự án bằng cách trả lời câu hỏi nếu dự án đó dược thực hiện thì tính hiệu quả và cạnh tranh của bản thân hoặc tổ chức sẽ dược cải thiện ở mức độ nào.

2) Lựa chọn ý tưởng dự án

Do nguồn lực là có hạn, bạn cần thanh lọc các ý tưởng tương đối kém khả thi để lựa chọn ra ý tưởng dự án đáng thực hiện nhất. Để làm việc này, bạn hãy trả lời câu hởi: ở vị trí hiện tại, bạn có thể làm gì để cải thiện tình hình? Có rất nhiều ý tưởng hay nhưng nó vượt quá khả năng thực hiện của bạn và khả năng bạn thuyết phục dược người khác tham gia thực hiện cũng có nhiều rui ro. Chính vì vậy, kết quả đầu ra của bước lựa chọn là một dự án mà tính tự chủ của bạn là nhân tố cơ bản đảm bảo dự án được thực hiện thành công, các yếu tố rủi ro bên ngoài đã được giảm thiểu.

3) Chiến lược thực hiện

Câu hỏi cần trả lời trong bước này là: “Bạn dự định sẽ làm những gì?” Hãy liệt kê những hoạt động cần thực hiện. Điều quan trọng là bạn cần sấp xếp các hoạt động đó theo một trình tự logic về thời gian và mang tính hệ thống, kết quả của hoạt động trước là tiền đề cho việc triển khai hoạt động tiếp theo. Ở mỗi bước hoạt động, cần phải xác định cách thức tốt nhất để thực hiện hoạt động.

Hãy xác định rõ ai là người thực hiện từng hoạt động của dự án. Người thực hiện bao gồm một người chịu trách nhiệm và các bên liên quan. Trong dự án mini, người chịu trách nhiệm chính là bạn – chủ dự án, các bên liên quan thường chỉ đóng vai trò trợ giúp. Mỗi hoạt động trong chuỗi hoạt động của dự án cần dược đặt một thời hạn để thực hiện. Thời gian cần thiết để hoàn thành các hoạt riêng có độ dài ngắn khác nhau nên cần có sự ước lượng trước về thời điểm bắt đầu và thời hạn chót phải hoàn thành của từng hoạt động để có sự phân bổ nguồn lực một cách hợp lý.

Tổng quát hóa cách thức thực hiện của tất cả các hoạt động trong dự án chính là chiến lược thực hiện dự án, bạn hãy dặt cho chiến lược đó một cái tên. Đến lượt nó, chiến lược sẽ là định hướng chủ đạo cho toàn bộ các hoạt động trong suốt thời gian thực hiện dự án.

4) Nguồn lực nào để sẵn sàng và những gì cần huy động thêm?

Ban cần trả lời cầu hỏi: Những tri thức, khoản tài chính và các mối quan hệ cua bạn sẽ được sử dụng như thế nào trong dự án. Tương ứng với mỗi hoạt động, hãy liệt kê những gì bạn dã tích lũy sẵn, bạn có sự tự chủ sử dụng. Ngoài ra, bạn cũng cần xác định rõ những nguồn lực cần thiết nhưng cần phải huy động thêm từ bên ngoài. Đối với những nguồn lực ban còn thiếu, hãy tính tới phương án dễ nhất để huy động nguồn lực đó.

5) Đưa tất cả các yếu tố vào trong một bảng

Ở bước cuối cùng này, mọi chi tiết của một dự án mini sẽ được thể hiện dưới dạng bảng. Bảng này giúp bạn dễ dàng ghi nhớ các bộ phận cấu thành của dự án, nó cũng là công cụ hữu hiệu để bạn kiểm soát dược tiến độ thực hiện từng hoạt động cũng như tiến độ chung của dự án. Ở bất kỳ thời diềm nào, bạn đều đánh giá dược tiến độ thực tế so với kế hoạch và nếu có sự chậm trễ ở hoạt động nào thì ban sẽ nhanh chóng có được những điều chỉnh để mục tiêu cuối cùng là thực hiện hoàn thành mục tiêu dự án.

Hoạt động xây dựng dự án mini được sử dụng khá phổ biến trong các khóa đào tạo kỹ năng. Nó giúp cho học viên có được định hướng rõ ràng và có ý thức xây dựng một dự án thiết thực dối với công việc ngay từ ban đầu. Dự án này được từng bước hoàn thiện theo nội dung chương trình của khóa học, giúp học viên kích thích tư duy về một giải pháp thiết thực cải thiện chất lượng hoạt động và nâng cao tính cạnh tranh.


Lập kế hoạch dự án hiệu quả = Sự định hướng và Sự hoàn hảo

Khả năng lập kế hoạch dự án, bao gồm các loại dự án lớn, nhỏ, đơn giản hay phức tạp, đóng vai trò thiết yếu trong môi trường kinh doanh ngày nay. Nếu không có những công cụ hỗ trợ cho công việc này, người ta thường cảm thấy lúng túng, tiến hành một cách “tùy cơ ứng biến”, đi chệch mục tiêu mong muốn; từ đó dẫn đến những thành công muộn màng, những kỳ hạn bị chậm trễ , hoặc thất bại hoàn toàn. Sau đây là những bước để hoạch định cho một dự án thành công.

Bước 1: “Should-Be” – Nên là

Đó là phạm vi dự án và nên chịu sự giám sát của các thành viên ban quản trị. Đó là những điều mà bạn thực sự muốn; nó sẽ mang lại lợi ích cho ai, bằng cách thức nào. Phạm vi dự án nên được công bố rõ ràng và được sự đồng ý giữa những thành viên ban quản trị và nhóm của bạn. Nếu bạn chưa làm tốt việc xác định phạm vi, việc lập kế hoạch dự án của bạn sẽ gần như là điều không thể thực hiện được.

Bước 2: “As-Is” – Đang là

Đó là thực tế cho tình trạng hiện tại của bạn. Vị trí hiện tại của bạn? Đâu là những yếu tố hỗ trợ và cản trở những nổ lực xác định phạm vi dự án của bạn?

Bước 3: Mục tiêu

Định rõ và đặt ra những mục tiêu thiết thực nhằm mang đến thành công cho việc xác định phạm vi dự án của bạn. Nếu không có những mục tiêu này, bạn sẽ dễ bị lạc hướng. Mục tiêu có thể là ngắn hạn, trung hạn, và dài hạn. Việc đạt được những mục tiêu theo ngày (mục tiêu ngắn hạn) sẽ góp phần giúp bạn hoàn thành các mục tiêu trung hạn và dài hạn. Hãy xác định mục tiêu theo công thức SMART:

S          Specific (Cụ thể): Cụ thể về quy trình và nguồn lực.

M        Measurable (Đo lường được): Đo lưởng được bằng các dữ liệu khách quan

A                     Attainable (Có thể đạt được): Những mục tiêu này có thể đạt được.

R                     Relevant (Có liên quan): Liên quan đến tầm nhìn của bạn.

T          Time-specific (Thời gian cụ thể): Cụ thể, rõ ràng về mặt thời gian.

Bước 4: Các bước hành động

Để đạt được những mục tiêu đã đề ra, bạn nên thiết lập thứ tự ưu tiên và tiến hành thực hiện các hành động cụ thể. Để đáp ứng những mục tiêu đặt ra, các bước hành động nên bao gồm:

●      Những yêu cầu của công việc

●      Ai sẽ làm công việc này

●      Các phương pháp sử dụng

●      Cách những thành phần khác nhau kết nối lại và gắn kết thành một bức tranh hoàn chỉnh.

●      Cách thức trình bày những kết quả đạt được (bản báo cáo, tập tin PowerPoint, v.v)

Bước 5: Chi phí

Một khía cạnh khác cần được cân nhắc tới khi bạn lập kế hoạch dự án là việc xác định ngân sách và các chi phí cho bước hành động.

Các chi phi gồm:

●      Con người

●      Vật liệu

●      Thời gian

Bước 6: Thời gian biểu

Các kỳ hạn cần được thiết lập và công bố nhằm giúp mọi người hiểu rõ và đáp ứng các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn đã đặt ra. Hãy thực tế khi lập bảng biểu. Tìm hiểu kỹ công việc để xác định khi nào từng giai đoạn nên hoàn thành. Viết các lịch trình làm việc này ra để tránh gây hiểu nhầm.

Bước 7: Thực thi

Một phần quan trọng, nhưng thường bị bỏ qua, khi thực thi một kế hoạch là việc đảm bảo các bên liên quan hiểu rõ vai trò của mình trong việc đạt đến những mục tiêu đã định. Những cam kết về kết quả đạt được cũng nên được thiết lập. Quản lý quá trình thực thi cũng dẫn đến việc chỉnh sửa lại phạm vi kế hoạch và đánh giá lại mục tiêu.

Bước 8: Theo sát/Đánh giá

Bước then chốt của quá trình hoạch định kế hoạch là lưu giữ chính xác các số liệu, hồ sơ, phân tích những nguyên nhân dẫn đến các sai lệch của số liệu, và sẵn sàng giải quyết những vấn đề phát sinh. Tập trung vào các vấn đề này để đạt đến mục tiêu đã định.

Advertisements

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

w

Connecting to %s