Nghệ Thuật Giao Tiếp Chuyên Nghiệp.

Các nghi thức và phép xã giao này thật ra khá đơn giản, nhưng không phải ai cũng nhận thức được tầm quan trọng của chúng để chú ý và thực hiện. Áp dụng một số bí quyết sau sẽ giúp bạn chiếm được lòng tin và để lại ấn tượng chuyên nghiệp trong lần gặp mặt đầu tiên với khách hàng hay các đối tác tiềm năng.

1574R-01009A

Nghệ thuật giới thiệu

Trong bất kỳ cuộc gặp mặt nào, khi cần giới thiệu mọi người với nhau, bạn nên giới thiệu người ở vị trí thấp hơn với người ở vị trí cao hơn, nghĩa là bạn phải nhắc tên người ở vị trí cao hơn trước. Ví dụ: bạn muốn giới thiệu Giám đốc của bạn – anh Hoàng với nhân viên mới – bạn Thanh. Cách giới thiệu đúng phải là: Thuật giao tiếp chuyên nghiệp tạo thành công “Anh Hoàng, đây là bạn nhân viên mới phòng Marketing, bạn Thanh”; “Thanh, đây là Giám đốc bộ phận bán hàng của công ty chúng ta, anh Hoàng”.

Nếu hai người bạn cần giới thiệu có vai trò ngang nhau, hãy nhắc tên người nào bạn thân thiết hay biết rõ hơn trước. Trong trường hợp bạn giới thiệu đối tác hay khách hàng của mình với bất kỳ ai, bất kỳ cấp bậc nào, tên của khách hàng/đối tác phải luôn được nhắc đến đầu tiên.

Trong lúc giới thiệu, nếu lúng túng quên mất tên người cần giới thiệu, bạn cũng đừng hốt hoảng. Hãy xin lỗi và hỏi lại tên người đó một lần nữa, và lần này cố ghi nhớ.

Nghệ thuật bắt tay

Cái bắt tay trong lần gặp gỡ đầu tiên luôn để lại một ấn tượng mạnh mẽ với người đối diện. Một cái bắt tay yếu ớt được đánh đồng với sự thiếu tự tin, rụt rè hay sự thờ ơ, thiếu tôn trọng người đối diện. Chính vì vậy, hãy nhìn vào mắt đối phương và bắt tay họ thật chắc. Bạn đã thể hiện sự tự tin, thẳng thắn và chuyên nghiệp ngay từ lần giao tiếp đầu tiên.

cheesegroup.com - Cheese Group - Website kỹ năng sống, kỹ năng mềm, phát triển cá nhân, học tiếng Anh online, thông tin sự kiện hội thảo hàng đầu Việt Nam - Kỹ Năng - Nghệ Thuật Giao Tiếp Chuyên Nghiệp

Đối với phụ nữ, đặc biệt là phụ nữ Châu Á thường e dè và thụ động khi giao tiếp. Hãy ghi nhớ rằng, trong kinh doanh, nam nữ luôn bình đẳng. Vì vậy, khi bắt tay hãy chủ động đưa tay ra trước. Khi thấy được sự tự tin nơi bạn, đối tác/khách hàng sẽ tin tưởng bạn hơn.

Nghệ thuật giao tiếp

Khi giao tiếp với người khác, tối kỵ nhất đó là việc không chăm chú lắng nghe và cắt ngang khi người khác đang nói. Một cuộc giao tiếp trong công việc, bao giờ mình cũng phải giữ thế chủ động với khách hàng nhưng lại tạo ra thế bị động đối với họ. Đó là nghệ thuật.

– Đó là phải biết đặt những câu hỏi, nói những điều để họ chia sẻ, nói về họ cho mình biết. Cái sự đặt câu hỏi này cũng đòi hỏi sự khéo léo bởi tò mò là một điều không lịch sự.

– Luôn luôn đứng về phía khách hàng trong mọi trường hợp bằng cách công nhận ý kiến, lời họ nói và… thể hiện sự đồng cảm với họ rồi lái theo ý của mình để đi đến cái mình muốn nói đến.

– Không được để khách hàng chấm dứt câu chuyện bằng ý kiến, quan điểm của họ mà mình phải là người mở, tạo ra bằng những câu nói, hoàn cảnh, trường hợp khác. Nói chung, cái đích của mình là phải đến được dù đi đường thẳng hay đường vòng.

– Nếu bị từ chối thì cũng không nên khó chịu với họ mà vẫn phải vui vẻ. Tạo ra một sự cởi mở để có-cơ-hội-tiếp-xúc-đàm-phán-nói-chuyện-lại trong tương lai bởi không biết được điều gì sẽ đến vào ngày mai khi mọi thứ luôn thay đổi.

Cách viết email

email-marketingilinkmedia

Đã bao nhiêu lần bạn sử dụng email công ty để trao đổi về những vấn đề cá nhân, spam hay đùa giỡn với đồng nghiệp? Hãy dừng ngay việc này! Email để phục vụ cho công việc. Hình ảnh chuyên nghiệp của bạn cần được xây dựng từ điều nhỏ nhặt này.

Một email cần mở đầu bằng “Chào…” và kết thúc bằng “Thân mến,” cùng với chữ ký của bạn. Bạn không nên thêm vào biểu tượng mặt cười hay những hình tượng thể hiện cảm xúc trong email. Có thể bạn muốn thể hiện sự thân thiện, thoải mái khi làm việc. Tuy nhiên, đối tác hay khách hàng có thể đánh giá bạn thiếu nghiêm túc.

Cuộc gọi hội nghị

Trước cuộc họp, bạn nên chuẩn bị một phòng họp yên tĩnh và kiểm tra đường dây điện thoại để đảm bảo chất lượng cuộc gọi. Khi bắt đầu, bạn nên giới thiệu tất cả những người tham dự phía bạn để đối phương biết họ đang nói chuyện với ai. Trong suốt cuộc họp, nếu không nghe rõ hoặc hiểu rõ, bạn đừng ngại hỏi lại và xác nhận lại những gì đã nghe để tránh những hiểu lầm không đáng có.

Điện thoại di động

Điện thoại di động là vật bất ly thân của nhân viên văn phòng. Nó có thể cứu nguy cho bạn trong những trường hợp khẩn cấp hay khi khách hàng/đối tác cần liên lạc với bạn và ngược lại. Nếu đang ở những chỗ quá ồn, bạn nên dời đến một nơi khác yên tĩnh để tránh phiền người nghe và có thể tập trung vào câu chuyện; hoặc nếu bạn không thể đi đến chỗ nào khác, bạn nên xin lỗi và gọi lại cho họ sau. Bạn nên nói rõ khi nào bạn có thể gọi lại để khách hàng hay đối tác không phải chờ đợi. Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho họ.

Telemarketing-Dialer

Trong khi gọi điện thoại, hãy nhớ kỹ những điều sau đây:

  • Đừng hứa sẽ gọi điện cho ai rồi quên khuấy mất.
  • Đừng gọi nhầm tên người bên kia đầu dây. Nếu không biết, hãy hỏi thẳng thắn.
  • Đừng nghĩ rằng người bên kia không biết bạn đang vừa nói điện thoại vừa ăn uống, hút thuốc, ngáp,…
  • Cố gắng kết thúc cuộc này rồi hãy bắt cuộc khác. Bạn có thể nhầm lẫn nội dung hai cuộc điện thoại. Hơn nữa, người gọi sẽ cảm thấy không được tôn trọng.
  • Đừng bất nhã yêu cầu người bên kia phải gọi điện vào lúc khác.
  • Đừng chuyển cuộc gọi qua nhiều người.
  • Không nên giữ thái độ thiếu nhiệt tình khi nói chuyện, kể cả khi đó không phải là khách của mình. Nếu họ muốn gặp người khác, hãy nhiệt tình chuyển hoặc hỏi họ lời nhắn.
  • Đừng phát ngôn nếu không chắc chắn vào những gì mình nói.
  • Bất ngờ gác máy mà không có sự giải thích, thật ngu ngốc!

Ngoài ra, bạn cần chú ý đến kỹ năng nghe và nói:

Nghệ thuật nghe

Không đơn giản là việc im lặng lắng nghe. Nên nhớ bên kia không nhìn thấy vẻ mặt chăm chú của bạn. Họ chỉ cảm thấy sự chú ý của bạn khi bạn lên tiếng đồng tình, góp lời vào cuộc thảo luận, như “vâng, tôi đang nghe”, hoặc đơn giản là những câu ậm ừ cũng được. Đừng im lặng tuyệt đối, người kia sẽ nghĩ họ đang độc thoại.

Hãy chuẩn bị một cuốn sổ nhỏ, một chiếc bút để ghi lại những thông tin quan trọng

Nghệ thuật nói

Dù không nói chuyện trực tiếp nhưng giọng nói sẽ giúp bạn thể hiện hình ảnh của mình một cách khá sinh động. Hãy tươi cười, nụ cười dù không được nhìn thấy vẫn giúp giọng nói tươi vui hơn, thân thiện hơn. Hãy thể hiện sự nhiệt tình và tự tin trong lời nói của bạn.

cheesegroup.com - Cheese Group - Website kỹ năng sống, kỹ năng mềm, phát triển cá nhân, học tiếng Anh online, thông tin sự kiện hội thảo hàng đầu Việt Nam - Kỹ Năng - Kỹ Năng Giao Tiếp Qua Điện Thoại

Đừng nói quá to cũng đừng thì thầm khiến đầu dây bên kia phải liên tục hỏi lại. Đừng gào vào máy nhé, bạn đang quát thẳng vào tai người ta đấy.

Hãy chú ý, nếu người ta gọi cho bạn, đừng “con cà con kê”, kéo dài cuộc điện thoại không cần thiết. Có thể họ đang sốt ruột vì phải trả tiền điện thoại đấy.

Ngay cả những người nhiều kinh nghiệm trong nghệ thuật giao tế cũng có khi phạm sai lầm. Nếu bạn rơi vào tình huống làm cho người khác khó xử; hãy chân thành xin lỗi nhưng đừng quá vồn vã hay thái quá. Chuyện bé xé to chỉ làm cho cả hai bên ngượng ngùng và không thoải mái trong những lần gặp mặt sau.

Cuối cùng, hãy cư xử với đồng nghiệp, khách hàng hay đối tác của bạn với sự tôn trọng. Đây là kim chỉ nam giúp bạn thành công trong bất kỳ tình huống giao tế nào trong công việc.

Advertisements

2 thoughts on “Nghệ Thuật Giao Tiếp Chuyên Nghiệp.

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất / Thay đổi )

Connecting to %s